Aký nástroj na elektronické verejné obstarávanie použiť po 18. 10. 2018?

EKS disponuje nástrojmi pre elektronické verejné obstarávanie (EO EKS), ktoré sa netýkajú len obstarávania bežne dostupných komodít. Inými slovami, pomocou EKS je možné obstarávať nielen podlimitné či nadlimitné bežne dostupné komodity, na ktoré slúži elektronické trhovisko (ET) a nadlimitné elektronické trhovisko (NET), ale aj ostatné komodity, a to celou škálou postupov používaných vo verejnom obstarávaní: verejná a reverzná verejná súťaž, užšia súťaž, rokovacie konanie so zverejnením, priame rokovacie konanie (nadlimitné aj podlimitné zákazky), súťažný dialóg, dynamický nákupný systém, zadávanie podlimitnej zákazky (pre nie bežne dostupné komodity), opätovné otvorenie súťaže či prieskum trhu.

EKS predstavuje ďalšiu z možností elektronizácie verejného obstarávania.

Všetko pod jednou strechou dáva do budúcnosti aj ďalšie výhody, ako napr. mať prehľad o všetkých VO na jednom mieste a z nich si tvoriť následne prehľady. EKS je tak pripravené nielen na povinnú elektronickú komunikáciu. Obsahuje aj možnosti zadávania zákaziek s nízkymi hodnotami. Elektronicky.

Všetky postupy EO EKS pritom používajú rovnakú škálu nástrojov. Niektoré z týchto nástrojov sú používané a známe aj z nadlimitného trhoviska, a teda pre používateľov NET EKS je oboznámenie sa s prostredím EO EKS o to jednoduchšie. V skratke si ich predstavíme:

Nástroj „Kalendár“

Tento nástroj na jednej webovej stránke zobrazí kalendár a pri každom dni je zobrazený počet udalosti, ktoré sa viažu k tomuto dňu. Zoznam udalostí konkrétneho dňa je možné si zobraziť jednoduchým spôsobom. Pri každej udalosti je aj informácia o tom, ku ktorej zákazke sa udalosť viaže. Kliknutím na názov zákazky sa presuniete k príslušnej zákazke. Kalendár integruje udalosti zo všetkých zákaziek používateľa. A to nielen z EO EKS, ale aj ET a NET. Vstupom do kalendára sú nastavené lehoty pre jednotlivé zákazky, ako aj udalosti z nástroja Sprievodca. Plánovanie vďaka tomuto jednoduchému nástroju je opäť o čosi jednoduchšie. Všetky aktivity všetkých zákaziek sú na jednom mieste.

Nástroj „Schránka správ“

Nástroj podobný elektronickej pošte, no prispôsobený potrebám elektronickej komunikácie vo verejnom obstarávaní. Disponuje oddielom pre prijaté, rozpracované a odoslané správy. Každá správa je charakterizovaná typom správy (správa, žiadosť, odpoveď) a na každý typ správy sú viazané ďalšie úkony. Správy je možné presunúť do nástroja SPIS. Prečítanie každej správy je podmienené jej prevzatím. Dátum a čas prevzatia tak tvorí dôležitý údaj pri sledovaní plynutia lehôt. Schránka správ rieši aj doručenie správy fikciou pre prípad, že si adresát neprevezme správu a vďaka tomu sa proces nemusí zastaviť. Samozrejme, súčasťou správy môže byť aj príloha.

Dodávateľ má schránku správ spoločnú pre všetky zákazky, no jednoduchým filtrom si vie zobraziť správy tykajúce sa len konkrétnej zákazky. Všetko na jednom mieste.

Nástroj „SPIS“

SPIS je elektronické úložisko jednotlivých položiek spisu. Niektoré položky vznikajú automaticky, niektoré si vytvára používateľ sám podľa potreby a priebehu konkrétneho zadávania zákazky.

Tento postup je dôverne známy používateľom NET EKS. Hlavným cieľom spisu je uchovať všetku elektronickú dokumentáciu na jednom mieste. A to nielen takú, ktorá vzniká priamo v EO EKS, ale aj tú, ktorá vzniká mimo EO EKS. Ak sa všetka dokumentácia bude uchovávať na jednom mieste, pomôže to tak verejnému obstarávateľovi v prípade dovolenky, odchodu pracovníka z organizácie zodpovedného za proces VO uprostred zadávania zákazky či kontrolným orgánom, ako aj samotnému pracovníkovi zodpovednému za zadávanie zákazky. Pritom nie je problém jedným klikom si stiahnuť celý obsah spisu lokálne na počítač, ak je to potrebné. Ak si osoba zodpovedná za verejné obstarávanie bude uchovávať celú dokumentáciu, ktorá vzniká elektronicky v nástroji SPIS, počet listinných dokumentov prudko klesne. Nemá predsa význam tlačiť to, čo vzniklo v elektronickom svete. Kontrolným orgánom stačí prístup do systému EKS a odovzdať len tie listinné dokumenty, ktoré vznikajú v listinnom svete (podpísané zápisnice, podpísané zmluvy, menovacie dekréty .... ). Aj tie sa dajú zoskenovať o ich skeny uložiť do nástroja SPIS, aby bolo všetko relevantné k zákazke uložené na jednom mieste.

Nástroj „Elektronická tabuľa“

@skryt

Elektronická tabuľa je akási komunikačná platforma medzi verejným obstarávateľom na jednej strane a záujemcami/uchádzačmi či verejnosťou na strane druhej. Verejný obstarávateľ zverejňuje všetky podstatné informácie o zákazke na elektronickej tabuli. Od základných informácií o zákazke, cez súťažné podklady, vysvetľovanie a doplňovanie súťažných podkladov, až po zápisnice a ponuky v závislosti od toho, v akom stave rozpracovania sa zadávanie zákazky nachádza. Záujemca/uchádzač či verejnosť si všetko o zákazke nájde práve na jednom mieste – elektronickej tabuli. Záujemca a uchádzač majú oproti verejnosti aj možnosť priamo z elektronickej tabule predložiť ponuku, či požiadať o vysvetlenie.

Nástroj „Sprievodca a šablóny sprievodcov“

Sprievodca je akási postupnosť krokov alebo úloh, ktoré je potrebné vykonať počas procesu zadávania zákazky. Sprievodca je viazaný na postup verejného obstarávania. Pri príprave novej zákazky, ak sa nastaví postup, ktorým sa bude táto zákazka zadávať, automaticky sa k tejto zákazke vytvorí sprievodca zo šablóny sprievodcov pre zvolený postup. Následne je možné sprievodcu konkrétnej zákazky upraviť, jednotlivé kroky vymazať, editovať či pridať vlastné kroky. Ku každému kroku sprievodcu je možné pridať lehotu na vybavenie a v tom prípade sa táto lehota zobrazí v nástroji kalendár. Rovnako je možné aj nastaviť notifikáciu pre konkrétny krok s určením, kedy sa má vygenerovať a zaslať notifikačný email a komu (zadaním jednej alebo viacerých e-mailových adries). V prípade oprávnenia je možné si vytvárať vlastné šablóny sprievodcov a prispôsobiť ich tak na zvyklosti konkrétnej organizácie.

Nástroj „Knižnica (vzorov)“

Knižnica (vzorov) je ďalším z nástrojov, ktorý umožní uchovávať na jednom mieste vzory rôznych dokumentov (šablón). Každý vzor je viazaný na konkrétny postup, je možné mu priradiť kategóriu (napr. zápisnica, list, oznámenie o ...), názov, stručne opísať obsah vzoru či určiť platnosť vzoru (napr. ak dôjde k úprave vzoru v dôsledku platnosti nejakej novely zákona, je možné takto odlíšiť, odkedy je platný ktorý vzor). Do vzoru je možné pridať prílohu, teda dokument, ktorý predstavuje vzor. Následne pri vypracovávaní rôznych dokumentov je možné použiť takto pripravené vzory.

Nástroj „Hodnotiace kritériá“

Hodnotiace kritériá je pomerne robustný nástroj s množstvom možností nastavenia týchto kritérií. Hlavné kritérium je buď cena alebo iné kritérium ako cena (napr. kvalitatívne kritérium). Pri každom kritériu je možné zadefinovať mernú jednotku, váhu, špecifikovať, či výhodnejšia hodnota je nižšia (napr. cena) alebo vyššia (napr. množstevná zľava) a ďalšie údaje. Jedným z dôležitých parametrov je aj spôsob úpravy hodnoty kritéria, ktoré môže byť nastavené ako predloženie celkovej hodnoty kritéria, priemer hodnôt štruktúrovaného rozpočtu, súčet hodnôt štruktúrovaného rozpočtu, predkladanie jednotkovej ceny či automaticky upravovaná hodnota kritéria na základe bodového hodnotenia podkritérií. Pri definovaní hodnotiacich kritérií je možné použiť nastavenia pre prípad, ak sa plánuje použiť aj elektronická aukcia, a to parametre ako napr. limity hodnôt, minimálny rozdiel ponúk v aukcii, upozornenie pri prekročení rozdielu v aukcii, ale aj parameter meniteľnosť kritéria v aukcii (fixné, meniteľné). Týmto je možné zadefinovať, ktoré kritérium bude aukčné a bude ho možné v aukcii meniť a ktoré je neaukčné a nebude ho možné meniť, avšak pri vyhodnotení výsledku aukcie sa použije zo vstupných hodnôt ponúk uchádzačov. Nastavením hodnotiacich kritérií pre zákazku je automaticky uvedené nastavenie prevzaté do nastavenia aukcie a v drvivej väčšine prípadov bez potreby akýchkoľvek úprav. Týmto je možné nastaviť hodnotiace kritériá pre zákazku, ako aj pre elektronickú aukciu len raz a na jednom mieste.

Nástroj „Elektronická aukcia“

Elektronická aukcia môže byť súčasťou postupu zadávania zákazky, pričom v tomto prípade je jej nastavenie skutočne otázka pár klikov. EKS vytvorí aukciu, nastaví ju podľa definovaných hodnotiacich kritérií, nastaví účastníkov aukcie na základe zoznamu uchádzačov, ktorí neboli vylúčení alebo ktorých ponuky neboli vylúčené a taktiež nastaví vstupné hodnoty aukcie automaticky z ponúk jednotlivých uchádzačov. Samozrejmosťou je aj automatické vygenerovanie výzvy na účasť v elektronickej aukcii. Je možné určiť, či aukcia má byť „verejná“ – teda jej priebeh v reálnom čase môže verejnosť sledovať v aukčnej sieni alebo nie. Taktiež je možné pripravenú aukciu zviditeľniť účastníkom aukcie ako demo aukciu v definovanom časovom intervale s cieľom, aby sa s aukčným prostredím účastníci oboznámili ešte pred samotným začiatkom aukcie. Verejný obstarávateľ má možnosť si vytvoriť aj tzv. simulačnú aukciu – je to aukcia, ktorá slúži len pre verejného obstarávateľa, kde si môže nasimulovať priebeh aukcie a z toho vyvodiť nejaké rozhodnutia (napr. ak sa rozhoduje aké váhy jednotlivých kritérií zvoliť). Nástroj elektronická aukcia je však možné použiť aj mimo zákazky zadávanej cez EKS. Vhodné je napr. pri prechode z jedného nástroja na iný – povedzme, ak zadávanie rámcovej dohody s opätovným otvorením bolo riešené v jednom systéme (alebo listinne) a následne opätovné otvárania, ktorých súčasťou je aj elektronická aukcia sa bude riešiť v EO EKS z dôvodu, že pôvodný systém už nie je k dispozícií a pod. Ak je elektronická aukcia súčasť zadávania zákazky v EO EKS, tak nastavenie elektronickej aukcie znamená v podstate len nastavenie lehôt.

Nástroje sú vzájomne prepojené a vytvárajú celistvé riešenie. V prípade, ak vás zaujali nástroje, z ktorých sa skladá EO EKS a chceli by ste sa dozvedieť viac, oboznámiť sa s celým systémom, je možné sa prihlásiť na školenie. Po absolvovaní školenia budete mať jasnú predstavu o možnostiach systému EO EKS a uľahčí rozhodovanie výberu, čo používať po 18. 10. 2018. V každom prípade, načo sa učiť pre každý postup iný systém, ak existuje jeden systém, ktorý pokrýva všetky postupy?

Viac na: 

Tento článok vyšiel v časopise VO v kocke, číslo september - október 2018. Ak máte záujem o celý časopis, môžete si ho objednať v našom e-shope.